Đặc tính của email mà phần lớn mọi người cho là cực kỳ tiên tiến – tính tức thời – lại chính là yếu tố nguy hiểm nhất: Không ai lên lịch cho nó cả.
Tôi chỉ xem hộp thư hai lần một ngày – và khi tôi làm thế, thư từ đã được phân loại theo mức độ ưu tiên cho tôi. Thay vì ngồi dán mắt vào máy tính, tôi tha hồ tập trung vào những việc cần kíp khác đáng dành thời gian hơn, nhờ đó tôi luôn đảm bảo mình làm việc với năng suất cao nhất.
Nhiều người lầm tưởng rằng ngay khi bạn nhận được e-mail, bạn phải trả lời ngay. Chẳng có luật nào quy định bạn phải trả lời e-mail – chưa bao giờ. Bạn sẽ không bị bỏ tù vì chuyện đó. Thư từ cũng chẳng tự hủy. Nếu phải đoán, tôi sẽ nói rằng hơn 80% e-mail không khẩn cấp. Vậy mà đa số mọi người xếp tất cả e-mail ở mức quan trọng ngang nhau, như thể là những lá thư này quan trọng chỉ vì nó đến theo đường điện tử. Hoàn toàn không phải vậy.
Lý do chính của phản ứng này có thể là vì sợ – sợ rằng mình bỏ lỡ một thông tin hay một giao dịch quan trọng. Như thể con người được luyện tập phản xạ có điều kiện, phụ thuộc vào tiếng báo có email: Khi nghe tiếng “ping”, họ bị thúc đẩy phải hành động, như nghe tiếng súng nổ bắt đầu cuộc đua. Nhưng việc phản ứng tức thời ấy không phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất. Suy nghĩ và cân nhắc sẽ giúp bạn phản hồi thấu đáo và khôn khéo hơn – điều mà phần lớn giao tiếp điện tử thiếu hụt.
Email là một công việc, và cũng như mọi công việc khác, bạn nên sắp xếp thời gian để hoàn thành nó. Nhưng đa số mọi người e-mail suốt ngày. Bất chấp họ đang phải làm một dự án quan trọng hoặc e-mail vừa nhận được hoàn toàn chẳng liên quan gì. Chỉ cần một tiếng “ping” trong hộp thư, thế là họ buông mọi thứ đang làm để chú ý đến âm thanh đó. Cái mà nhiều người cho là sự kết nối liên tục và tức thời thật ra là thứ gây phân tán và xao lãng liên tục và tức thời. Đó là sự phí phạm thời gian – một trong những phương pháp sử dụng thời gian kém nhất và tồi tệ nhất.
Ngày nay, bạn rất dễ đánh giá sai, hoặc bị người khác đánh giá sai trong giao tiếp qua e-mail vì phương tiện này không cho phép bạn thể hiện giọng điệu và cảm xúc. Nhưng điều đó có thể tránh được nếu bạn suy nghĩ kỹ trước khi phản hồi. Cứ thủng thẳng – cả lúc đọc và trả lời e-mail.
Những doanh nhân mà tôi ngưỡng mộ phần lớn là những người biết lên kế hoạch cụ thể cho việc trả lời điện thoại và họp hành. Thời gian còn lại trong ngày, họ chú trọng vào những hoạt động hiệu quả giúp phát triển doanh nghiệp. Trong một vài trường hợp, ngay cả những người làm thuê cũng áp dụng chiến lược tiết kiệm thời gian này vào nơi làm việc của mình. Những người làm việc hiệu quả nhất còn yêu cầu mọi buổi họp phải có chương trình cụ thể, bao gồm nội dung tóm tắt của buổi họp, kết quả mong đợi, chủ đề thảo luận và thời gian dành cho mỗi chủ đề, theo thứ tự ưu tiên.
Theo Nguyễn Quang Tình/Motibee
