1. Google Drive
Đây có lẽ là dịch vụ lưu trữ đám mây đã khá quen thuộc đối với nhiều người. Ưu điểm của Google Drive chính là sự đơn giản, tốc độ đồng bộ nhanh, hỗ trợ đa nền tảng và đặc biệt là cung cấp tới 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí.
Đầu tiên, bạn hãy cài đặt ứng dụng Google Drive thông qua App Store hoặc Google Play. Khi hoàn tất, người dùng chỉ cần mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản tương ứng, sau đó bấm vào biểu tượng dấu cộng ở góc phải bên dưới và chọn Scan.
Tiếp theo, người dùng chỉ cần sử dụng camera để chụp lại tài liệu, giấy tờ cần số hóa, hãy cố gắng đặt tài liệu trên một mặt phẳng. Sau đó, tự động Google Drive sẽ xử lý mọi thứ, nếu cảm thấy đã ổn, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu check để xác nhận.
Bên cạnh đó, người dùng còn có thể cắt cúp, thay đổi màu sắc hoặc xoay lật tùy ý thông qua các tùy chọn ở góc trên bên phải. Cuối cùng, Google Drive sẽ hỏi bạn về nơi lưu và đặt tên tài liệu, mọi giấy tờ quan trọng giờ đây đã trở thành file PDF và có thể truy cập ở bất cứ đâu, dẹp bỏ nỗi lo hư hại theo thời gian.
2. Adobe Scan
Nếu không thích sử dụng Google Drive, bạn có thể trải nghiệm thử Adobe Scan. Ưu điểm của ứng dụng này chính là giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tự động chỉnh sửa văn bản và tích hợp sâu với các dịch của G Suite.
Nếu là lần đầu tiên sử dụng, người dùng cần cấp quyền cho phép Adobe Scan truy cập vào camera. Ứng dụng phân chia thành nhiều chế độ scan (quét) tài liệu khác nhau, bao gồm whiteboard (bảng trắng), Form (khung nhập liệu), Document (tài liệu), Business Card (namecard),…
So với Google Drive, Adobe Scan làm khá tốt việc tự động chỉnh sửa các góc cạnh, tuy nhiên nó vẫn cho phép người dùng thực hiện việc chỉnh sửa bằng tay.
Nếu muốn tạo một tệp PDF từ các hình ảnh đã được chụp trước đó, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng hình ảnh ở góc trái bên dưới. Cuối cùng, khi đã ưng ý với mọi thứ, bạn chỉ cần nhấn Save PDF để lưu lại trên điện thoại.
3. CamScanner
Đầu tiên, bạn hãy tải và cài đặt ứng dụng CamScanner cho điện thoại trên Google Play, tương thích Android, iOS và Windows Phone. Khi hoàn tất, bạn có thể tạo tài khoản miễn phí để đồng bộ tài liệu hoặc nhấn Use Now để sử dụng ngay.
Giao diện của ứng dụng khá đơn giản, để scan (quét) tài liệu bạn hãy nhấn vào biểu tượng camera ở góc phải bên dưới. Tại đây sẽ có năm chế độ để người dùng lựa chọn gồm: Greeting Card (thiệp chúc mừng), PPT (file trình chiếu), Docs (văn bản), ID Card (namecard, passport…) và QR Code.
Khi chụp ảnh tài liệu xong, bạn hãy canh chỉnh các góc sao cho vừa đủ phần cần lấy, xoay lật và nhấn vào biểu tượng dấu check ở góc phải bên dưới. Lựa chọn các chế độ tối ưu hóa hình ảnh như Auto (tối ưu hóa tự động), Original (trở về ảnh gốc), Lighten (sáng hơn), Magic color (sắc nét hình ảnh), Gray mode (chế độ xám) và B&W (chế độ trắng đen).
Ngoài ra, tùy chọn OCR còn hỗ trợ trích xuất văn bản trên hình ảnh, tuy nhiên chưa hỗ trợ tiếng Việt. Cuối cùng, người dùng chỉ cần chạm vào biểu tượng nút Share ở góc trên để chia sẻ cho bạn bè hoặc lưu lại dưới dạng PDF, hình ảnh. Trong phần cài đặt ứng dụng, bạn có thể thiết lập mật khẩu, chèn watermark, thêm chú thích hoặc tải dữ liệu lên đám mây để dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
Hy vọng với những mẹo nhỏ mà Kỷ Nguyên Số vừa giới thiệu bên trên, bạn đọc có thể số hóa và lưu trữ các tài liệu quan trọng dễ dàng hơn, đơn cử như hợp đồng, giấy khai sinh, CMND, căn cước, namecard,… dễ dàng truy cập ở bất cứ đâu mà không cần phải mang theo bên mình.
