Theo hồ sơ, từ tháng 12-2013 đến tháng 12-2014, Hiếu được ban giám đốc HTX Hòa Mỹ Đông (huyện Tây Hòa, Phú Yên) phân công làm tổ trưởng kiêm thủ kho, nhân viên bán xăng, dầu tại trạm xăng dầu ở thôn Phú Thuận. Do HTX không có quy chế hoạt động trong kinh doanh xăng dầu nên Hiếu và những người trong tổ tự thỏa thuận với nhau. Theo đó, Hiếu, Ngô Ngọc Ý và Nguyễn Quốc Nam mỗi người bán một ngày từ 7 giờ ngày hôm trước đến 7 giờ ngày hôm sau. Khi hết ca, người bán ghi vào sổ theo dõi số lượng xăng dầu đã bán, số tiền thu vào rồi nộp tiền cho thủ quỹ và nhận phiếu tạm thu.
Định kỳ 10 ngày, Hiếu đối chiếu số lượng bán, tiền thu được và nhận các phiếu của Nam, Ý rồi báo số lượng cho kế toán. Trên cơ sở đó, kế toán xuất phiếu thu, Hiếu mang phiếu tạm thu và phiếu thu đến cho thủ quỹ đối chiếu và nộp tiền quyết toán các phiếu thu này.
Lợi dụng nhiệm vụ được giao, Hiếu bán xăng dầu nhưng không nộp tiền cho HTX mà giữ để sử dụng cá nhân. Để tránh bị phát hiện, Hiếu lấy tiền bán được của lần thanh toán sau trả cho các phiếu thu còn lại của lần trước. Ngày 2-12-2014, HTX kiểm tra xác định tổng số tiền bán xăng, dầu tại Trạm xăng dầu thôn Phú Thuận từ ngày 25-12-2013 đến 2-12-2014 là hơn 14,7 tỉ đồng. Trong đó Hiếu chiếm đoạt hơn 1,48 tỉ đồng để tiêu xài cá nhân.
