Tuy nhiên để hạn chế sự phiền toái bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm chuyển văn phòng dưới đây để giúp cho việc chuyển văn phòng suôn sẻ và nhanh chóng.
1. Ấn định thời gian chuyển văn phòng:
Chuyển văn phòng cũng rất quan trọng nên bạn cần xem ngày tốt để giúp công việc làm ăn tốt hơn. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Bạn có thể chuyển văn phòng vào cuối tuần hoặc các tháng ít khách hàng giao dịch để có thể giảm ảnh hưởng đến doanh số của công ty.
2. Lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng trọn gói hay thuê lẻ tẻ?
Bạn đã chọn được ngày tốt chuyển văn phòng có thể căn cứ vào nhu cầu của mình và đồ đạc để thuê đơn vị chuyển văn phòng trọn gói hay là thuê lẻ tẻ. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng Saigon Express sẽ là một trong đơn vị chuyển văn phòng tiết kiệm và uy tín nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
3. Lên kế hoạch đóng gói đồ đạc, thiết bị:
Văn phòng công ty có rất nhiều thiết bị, vật dụng, giấy tờ, hồ sơ... cần phân loại và đóng gói để tránh bị bỏ sót. Mỗi nhân viên trong từng phòng ban sẽ biết được các đồ đạc, giấy tờ nào quan trọng cần được đóng gói cẩn thận. Để tránh thất lạc khi vận chuyển hãy ghi chú trên các thùng để giúp việc tìm kiếm nhanh chóng khi chuyển đến văn phòng mới.
4. Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ khi chuyển văn phòng:
Trong quá trình chuyển văn phòng bạn nên chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ như thùng carton, túi nilon, băng keo, xốp... để sử dụng khi đóng gói đồ đạc chuyển văn phòng. Thông thường nếu bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Saigon Express bạn sẽ không phải chuẩn bị các dụng cụ trên vì đã dịch vụ đóng gói và bao bọc do chính nhân viên Saigon Express thay bạn làm tất cả mọi việc.
5. Thống kê khối lượng đồ đạc muốn chuyển:
Sau khi đóng gói hết tất cả các thùng hồ sơ, đồ đạc, thiết bị hãy thống kê tất cả khối lượng cần chuyển để ước lượng được số xe tải mà bạn muốn thuê. Căn cứ vào số lượng đồ đạc cần chuyển sẽ tương ứng với mức giá bạn phải trả. Việc thống kế khối lượng đồ đạc giúp bạn có thể dự tính được chi phí phải trả tránh bị thiếu chi phí vận chuyển.
6. Chuẩn bị trước chi phí chuyển văn phòng:
Dựa vào các công việc cần thực hiện bạn nên dự trù khoản chi phí nhất định cho việc chuyển văn phòng. Bạn có thể tham khảo một số chi phí dịch vụ chuyển văn phòng có chia sẻ trực tiếp trên trang bảng giá để có thể bắt nắm được khoản chi phí mà mình cần chi khi chuyển văn. Từ đó sẽ giúp bạn dự trù được kinh phí không phải thiếu hụt trong khi chuyển văn phòng.
Xem thêm: bảng giá dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Saigon Express
7. Phân công công việc:
Hãy tạo nên một kế hoạch phân chia công việc cho mỗi thành viên trong công ty để giúp việc chuyển văn phòng trở nên nhanh chóng và suôn sẻ. Mỗi phòng ban tự mình có phương án đóng gói đồ đạc cá nhân, đồ đạc công ty của từng phòng tránh bị nhầm lẫn hay mất trong quá trình vận chuyển đến văn phòng mới. Việc này vừa tiết kiệm được thời gian vừa đảm bảo được sự không bị nhầm lẫn đồ đạc thiết bị trong từng phòng ban, giúp quá trình sắp xếp tại văn phòng mới nhanh chóng hơn.
8. Thanh lý đồ đạc cũ khi chuyển văn phòng:
Những đồ dùng, giấy tờ ở văn phòng đã hết hạn sử dụng bạn nên thanh lý hoặc bỏ đi để có thể giảm bớt được lượng đồ đạc không cần thiết và tiết kiệm được một khoản chi phí khi vận chuyển. Với những đồ dùng là điện tử bạn nên cần những người có kinh nghiệm để tháo lắp cẩn thận để có đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Đừng vì quá tiếc chúng mà bạn không thanh lý sẽ vừa mất thời gian và chi phí của bạn sẽ tăng cao.
9. Cân nhắc tìm địa chỉ chuyển văn phòng mới:
Hãy tìm hiểu địa điểm văn phòng mới thật kỹ để phù hợp với công việc kinh doanh của bạn. Đừng quá vội vàng đến khi chuyển đến văn phòng mới bạn lại không ưng ý và không phù hợp . Một địa chỉ văn phòng mới tốt sẽ giúp cho nhân viên và công việc kinh doanh của bạn trở nên thuận lợi và phát tài hơn.
10. Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ:
Khi mọi công việc đã được lên kế hoạch sẵn sàng, bạn không quên bàn giao lại mặt bằng cũ cho chủ đầu tư. Cần làm đầy đủ các thủ tục để bàn giao mặt bằng trước khi chuyển đến ăn phòng mới để tránh phải những phát sinh những vấn đề pháp lý sau này. Hãy thật cẩn thận khi bàn giao mặt bằng phải có sự thống nhất giữa hai bên để việc bàn giao diễn ra thuận lợi.
Trên đây là một số kinh nghiệm không thể thiếu cho bất cứ công ty nào muốn chuyển văn phòng. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho công ty của bạn. Tuy nhiên để việc chuyển văn phòng trở nhanh chóng để không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh thì lời khuyên dành cho bạn là nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại Saigon Express để quá trình vận chuyển và hoàn hảo hơn.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TMDV SÀI GÒN EXPRESS
Địa chỉ: Số 121, Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Thuận, Quận 7, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 3838 2238 - Hotline: 0939 176 176
Web: taxitaisaigon.vn
Email: info@taxitaisaigon.vn
