Cán bộ phường mỏi tay ký sao y
(PL)- Trung bình chỉ 1-2 ngày ngồi ký chứng thực sao y, lãnh đạo phường dùng hết một cây viết mực.

Hiện nay, nhiều quận, huyện trên địa bàn TP.HCM đã không yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực mà dùng bản chính để đối chiếu khi đến làm thủ tục hành chính ở các lĩnh vực hộ tịch, đất đai,… Cơ quan chức năng còn thường xuyên ra văn bản tuyên truyền vấn đề này đối với các tổ chức sử dụng lao động là không nhất thiết phải chứng thực các giấy tờ khi tuyển dụng lao động nhưng người dân, các cơ quan không chịu thay đổi thói quen đòi bản sao có mộc. Điều này làm nhiều phường than quá tải sao y, chứng thực vì các đơn vị giao dịch với người dân vẫn chưa bỏ thói quen đòi bản sao có mộc.

Sao y chỉ để… dành

Tại bộ phận một cửa của UBND phường Bến Thành, quận 1, TP.HCM, chị Mã Mỹ Quỳnh, cán bộ sao y chứng thực, hai tay thoăn thoắt giở, lật, đóng dấu trên mớ bản sao rồi đứng dậy, vội vã ôm chồng hồ sơ vào bên trong trình lãnh đạo ký. Vài phút, chị lại trở ra, thoăn thoắt đóng dấu tiếp. Khuôn mặt chị căng cứng với mớ hồ sơ khi phải liên tục đối chiếu, đóng dấu, nhập dữ liệu và chỉ giãn ra khi nói chuyện với người dân…

Khác với nhiều phường, Bến Thành cử hẳn hai cán bộ phụ trách sao y, chứng thực để phục vụ nhu cầu của người dân. Thế nhưng dường như cán bộ ở đây vẫn không có thời gian để thở. Bên trên kệ vẫn còn nhiều tập hồ sơ mà các doanh nghiệp (DN) gửi lại, hẹn giờ đến lấy vì quá đông.

Chị Hoa (đại diện một DN ở quận 1) đến chứng thực đến 60 bản sao giấy phép kinh doanh và CMND. Chị cho biết thường mỗi tháng công ty của chị phải đi chứng thực khoảng hai lần nhằm làm hồ sơ để ký hợp đồng với các đối tác. Mỗi lần số lượng có khi đến hàng trăm bản.

“Biết làm sao được, các đơn vị giao dịch với mình đều yêu cầu bản sao có chứng thực. Họ còn đòi bản sao mới chứng thực nên cũng không dám sao y nhiều để dành. Chứ mỗi lần đi tốn thời gian lắm, vì số lượng bản sao của mình nhiều mà người dân cũng đông nữa nên có khi phải đợi rất lâu” - chị Hoa kể.

Cán bộ phường mỏi tay ký sao y - ảnh 1
Hai cán bộ sao y, chứng thực ở phường Bến Thành, quận 1 (TP.HCM) không ngớt việc mỗi ngày. Ảnh: L.THOA

Còn anh Âu (ngụ quận 3) cũng đến phường Bến Thành sao y vì gần nơi làm việc. Anh mang theo bộ hồ sơ gần 10 loại: hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ, hộ khẩu, sổ tạm trú, CMND, hợp đồng lao động, xác nhận lương,… để chuẩn bị đi du lịch nước ngoài. Mỗi loại thủ tục anh Âu phôtô bốn bản. Anh Âu cho biết: “Tôi có phôtô dư ra vài bản để phòng hờ bất trắc vì chi phí cũng không tốn bao nhiêu. Với lại bản sao có chứng thực xài sẽ tiện hơn vì nếu cái gì cũng mang bản chính ra thì có ngày mất như chơi. Sổ tạm trú KT3 tôi làm cả năm mới có được, bằng đại học chỉ có một cái, lỡ mất thì khổ…”.

Tại phường 13, quận Gò Vấp, chị Thảo cũng sao y gần 10 bộ hộ khẩu. Khi hỏi sao y nhiều hộ khẩu để làm gì, chị đáp gọn: “Để dành thôi. Vì nay làm cái gì cũng cần hộ khẩu sao y có chứng thực hết” - chị nói.

“Đợt rồi tôi đi xin việc mấy chỗ, sẵn có mấy bản sao y từ lâu còn sót lại nên mang đi nộp. Vậy mà họ không nhận vì kêu bản sao quá sáu tháng rồi. Tôi thấy kỳ lạ vì khi đi chứng thực đâu có ai nói bản sao này chỉ có giá trị trong sáu tháng đâu nên giờ phải đi sao y lại. Rất bực nhưng không hiểu sao mấy đơn vị tuyển nhân viên, trường học đều yêu cầu bản chứng thực mà không quá sáu tháng. Tôi cứ phải canh cuối giờ hoặc thứ Bảy mới đi làm cho bớt đông” - anh Hiếu đến phường 13 sao y hồ sơ để đi xin việc cho biết.

“Mỗi ngày dùng hết một cây viết

Ông Đoàn Xuân Vinh, Phó Chủ tịch UBND phường Bến Thành, quận 1, cho biết trung bình mỗi ngày ông phải ký đến 800-900 chữ ký. “Ký mỏi tay luôn” - ông nói.

Theo đó, do địa bàn phường có nhiều DN nên nhu cầu sao y, chứng thực rất lớn. Thường các DN mang đến vài trăm bản gồm các loại giấy tờ như báo cáo tài chính, hợp đồng dự thầu, đăng ký nhãn hiệu, cấp phép kinh doanh,… Nhiều DN có số lượng lớn phải hẹn giờ để cuối buổi hoặc hôm sau lấy vì phường ưu tiên cho người dân có số lượng bản sao ít.

Tình trạng ở phường Bình Trị Đông B, quận Bình Tân cũng không khác gì, ông Lê Doãn Luyến, Phó Chủ tịch phường, cho hay mỗi ngày phường tiếp nhận 300-500 bộ hồ sơ, chưa tính số chữ ký. Những ngày đông thì cán bộ hộ tịch phải qua phụ cho cán bộ sao y chứng thực. Những hồ sơ quá nhiều bản sao thì phải hẹn lại rồi buổi trưa anh em phải tranh thủ làm việc để đầu giờ chiều người dân đến lấy. Có DN mang hóa đơn, chứng từ đến sao y cả ngàn bản.

“Rất áp lực, từ cán bộ đến lãnh đạo đòi hỏi phải nhanh nhưng cực kỳ chính xác, kiểm soát, đối chiếu bản sao với bản chính từng tờ một” - ông Luyến than rồi lắc đầu: “Một ngày trực ký sao y có khi hết luôn mực một cây viết”.

Còn một chủ tịch phường ở quận Thủ Đức cũng gặp tình trạng cứ 1-2 ngày là hết ngay cây viết mực. Theo ông, sao y, chứng thực cũng có “mùa”. Mùa bánh Trung thu thì ký giấy vệ sinh an toàn thực phẩm, mỗi DN mang đến 5-7 thùng, lãnh đạo chia nhau ra ký. Ra Tết là đến mùa xin việc làm, người dân sẽ sao y hộ khẩu, CMND, lý lịch, đơn xin việc,… Đến mùa nhập học tháng 8-9 hằng năm cũng phải ký nhiều hồ sơ cho học sinh các cấp đi học. “Khối lượng thật là kinh khủng” - ông nói.

Nhiều thủ tục hành chính không cần bản sao có công chứng

Quyết định 199/2018 của Thủ tướng về phương án đơn giản hóa đối với nhóm thủ tục hành chính (TTHC - có hiệu lực từ ngày 9-2-2018) không quy định hình thức bản sao có công chứng, mở rộng các hình thức bản sao phù hợp với cách thức thực hiện TTHC.

Theo đó, trong quá trình giải quyết TTHC, khi nộp hồ sơ trực tiếp, người dân có thể lựa chọn một trong những cách thức như sau: Nộp bản sao từ sổ gốc; bản sao và đối chiếu bản chính; bản sao có chứng thực.

Trong trường hợp nộp hồ sơ giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu điện, người dân vẫn phải cung cấp cho cơ quan chức năng bản sao giấy tờ có chứng thực. Phương án trên áp dụng đối với nhiều thủ tục thuộc nhóm TTHC trong phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng; lĩnh vực giáo dục và đào tạo, khoa học công nghệ, giao thông vận tải, hàng hải, lao động, tài chính, nội vụ…

Trước đó, Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước (giai đoạn 2011-2020) đề ra mục tiêu đến năm 2020, mức độ hài lòng của nhân dân và DN về TTHC đạt trên 80%. Đồng thời, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có số lượng, cơ cấu hợp lý; 100% cơ quan hành chính sắp xếp nhân sự theo vị trí việc làm.

Theo Nghị định 23/2015, thẩm quyền chứng thực được quy định như sau:

+ UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các điểm c, d và đ khoản này.

Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.

+ Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực “bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận”; “chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

+ Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

+ Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.

LÊ THOA