Kết thúc giai đoạn 1 việc số hóa các loại sổ hộ tịch trên địa bàn TP.HCM, Sở Tư pháp TP.HCM đã có báo cáo, đưa ra các giải pháp để có thể hoàn thành tốt việc số hóa các loại sổ hộ tịch còn lại trong giai đoạn tiếp theo.
Bốn khó khăn, vướng mắc
Theo báo cáo của Sở Tư pháp TP.HCM, có bốn khó khăn, vướng mắc trong công tác số hóa dữ liệu hộ tịch.
Thứ nhất, hiện nay còn 355.350 dữ liệu số hóa sổ hộ tịch không chuyển thành công lên hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp do dữ liệu ở trạng thái “chưa kiểm tra trùng dữ liệu”, “trùng dữ liệu”, một số dữ liệu ở trạng thái “cho phép chuyển” nhưng cũng không chuyển được chưa rõ nguyên nhân.
Giảm các loại giấy tờ hộ tịch phải nộp
Sở Tư pháp đã trình UBND TP.HCM chỉ đạo và tổ chức việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch bản giấy, bản điện tử, thực hiện việc tái cấu trúc, giảm các loại giấy tờ hộ tịch mà người dân phải nộp khi thực hiện thủ tục hành chính.
Từ đó sẽ giảm thời gian và chi phí thực hiện thủ tục hành chính, tạo điều kiện đẩy mạnh đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Thứ hai, hệ thống thông tin quản lý đăng ký hộ tịch thường xuyên bị chậm, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ, không trích xuất dữ liệu in ra phôi theo mẫu quy định nên nhiều trường hợp chưa giải quyết được ngay yêu cầu của người dân, mất nhiều thời gian tra cứu, chỉnh sửa nội dung bản sao trích lục.
Thứ ba, theo Điều 27, Điều 46 Luật Hộ tịch, cá nhân có thể được đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch tại nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú. Tuy nhiên hiện nay, trên các phần mềm quản lý hộ tịch, khai sinh điện tử đều không cập nhật tự động vào sổ đăng ký khai sinh việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tại nơi cư trú (mà không phải là nơi đăng ký ban đầu).
Thứ tư, theo điểm b khoản 1 Điều 12 Thông tư 01/2022 của Bộ Tư pháp (quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định 87/2020 về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (DLHTĐT) và đăng ký hộ tịch trực tuyến), trường hợp phát hiện thông tin của cá nhân trong cơ sở DLHTĐT có sai lệch với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm báo cáo cơ quan quản lý cơ sở DLHTĐT cấp trên thông qua chức năng tiện ích trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và chỉ được điều chỉnh khi cơ quan quản lý cơ sở DLHTĐT cấp trên cho phép. Khi triển khai thực hiện quy định này trên thực tế có một số bất cập sau:
Một là việc phải được cơ quan quản lý cơ sở DLHTĐT cấp trên cho phép điều chỉnh dữ liệu sai sót làm gia tăng thêm thủ tục và thời gian giải quyết thủ tục hành chính và không cần thiết, vì cơ quan đăng ký hộ tịch là nơi chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu hộ tịch so với hồ sơ giấy mà mình đang quản lý.
Đối với việc điều chỉnh dữ liệu của Sở Tư pháp thì cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch của Bộ Tư pháp phải bố trí nhiều nhân lực và phương tiện kỹ thuật để xử lý yêu cầu điều chỉnh dữ liệu của 63 sở Tư pháp trong cả nước.
Hai là hiện nay phần mềm chưa cho phép Sở Tư pháp điều chỉnh dữ liệu do mình quản lý.
 |
Không còn cảnh xếp hàng dài chờ cấp giấy tờ hộ tịch. Ảnh: HỮU ĐĂNG |
Nền tảng quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số
Theo Sở Tư pháp, lãnh đạo TP.HCM và lãnh đạo quận, huyện, TP Thủ Đức quan tâm sâu sắc về tầm quan trọng của việc xây dựng các cơ sở dữ liệu nền tảng tạo điều kiện để thực hiện các chương trình về chuyển đổi số của TP.HCM, trong đó dữ liệu hộ tịch là dữ liệu hết sức quan trọng và cấp thiết; đảm bảo các điều kiện để đề án được triển khai thành công.
Kế hoạch của UBND TP.HCM về triển khai xây dựng kho dữ liệu dùng chung và phát triển hệ sinh thái dữ liệu mở của TP.HCM là cơ sở pháp lý để Sở TT&TT, Sở Tư pháp, UBND các quận, huyện triển khai công tác đầu tư, tạo lập DLHTĐT đối với sổ hộ tịch do mình lưu giữ.
Cạnh đó, công tác triển khai đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Tư pháp, Cục Công nghệ thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và có sự phối hợp, hỗ trợ để TP.HCM tổ chức thực hiện.
Thêm nữa là Sở TT&TT, Sở Tư pháp, UBND các quận, huyện, TP Thủ Đức đã xây dựng được một cơ chế phân công rõ ràng giữa đơn vị quản lý về chuyên môn (Sở Tư pháp) và đơn vị quản lý về kỹ thuật tin học (Sở TT&TT), phối hợp hiệu quả, giải quyết nhanh chóng các vướng mắc, phát sinh trong quá trình các đơn vị triển khai thực hiện đề án tại đơn vị mình.
Ngoài ra, cần thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, đôn đốc, kịp thời điều chỉnh các bất cập, tạo được sự thống nhất trong kết quả nhập liệu của các đơn vị, bảo đảm dữ liệu được tích hợp vào cơ sở dữ liệu hộ tịch do Bộ Tư pháp quản lý.
Cuối cùng là ngay sau khi hoàn thành việc tạo lập dữ liệu số hóa sổ hộ tịch, Sở Tư pháp, Sở TT&TT đã đề xuất ngay các giải pháp nhằm khai thác dữ liệu số hóa sổ hộ tịch phục vụ người dân.
Để công việc "thuận buồm xuôi gió"
Cần mở tiện ích cập nhật tự động việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch thực hiện tại nơi cư trú. Cho phép đơn vị quản lý dữ liệu tự điều chỉnh sai sót dữ liệu do mình quản lý so với hồ sơ giấy mà không phải chờ cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp trên cho phép.
Sở đề nghị được Bộ Tư pháp hỗ trợ triển khai thí điểm việc cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch tại TP.HCM theo quy định tại Thông tư 01/2022 ngày 4-1-2022 của Bộ Tư pháp.
Đồng thời, Bộ Tư pháp hướng dẫn việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không phụ thuộc vào nơi đăng ký, nơi cư trú của người yêu cầu, nơi lưu trữ sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định 87/2020 đối với dữ liệu hộ tịch của các địa phương trong cả nước có trên hệ thống thông tin đăng ký và quản lý của Bộ Tư pháp.
Ông NGUYỄN VĂN VŨ, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM
