Quyết định số 57/2023/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu về ban hành quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh vừa chính thức có hiệu lực từ ngày 25-12.
Quyết định số 57 thay thế Quyết định số 3267/QĐ-UBND năm 2018 của tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu cũng về nội dung trên.
“Kho” dữ liệu để tham khảo trước khi công chứng
Theo Quyết định số 57 (xem tại đây), cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống bao gồm các thông tin về tình trạng tài sản do cơ quan có thẩm quyền ban hành; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng và các thông tin khác có liên quan; thông tin về tình trạng tài sản bao gồm các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.
Căn cứ quy chế, các cơ quan gồm TAND, VKSND các cấp, cơ quan THADS, công an các cấp cung cấp thông tin tham khảo bao gồm thông báo thụ lý vụ án, bản án, quyết định; thông tin ngăn chặn hoặc giải tỏa ngăn chặn.
UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, cấp huyện cung cấp thông tin tham khảo bao gồm quyết định thay đổi, thu hồi, hủy bỏ, cấp lại sổ hồng, trang bổ sung của sổ.
Quy chế nêu rõ, các thông tin về tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác; Các thông tin có liên quan khác (nếu có) được các cơ quan nêu trên gửi về Sở Tư pháp Bà Rịa- Vũng Tàu và Hội Công chứng viên tỉnh để kịp thời cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.
Tổ chức được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng là Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh và Các tổ chức hành nghề công chứng. Người đứng đầu của các đơn vị được cấp tài khoản khi phân công cho người có nhiệm vụ tra cứu, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu phải chịu trách nhiệm về việc truy cập, quản lý, bảo mật tài khoản.
Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về tình trạng tài sản. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Trường hợp phát hiện tài sản đã được thực hiện từ hai giao dịch trở lên thì tổ chức hành nghề công chứng thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.
Nghiêm cấm sử dụng, tiết lộ thông tin vào mục đích trái pháp luật
Quy chế cũng quy định các hành vi nghiêm cấm khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng. Trong đó, nghiêm cấm sử dụng hoặc tiết lộ các dữ liệu và thông tin vào những mục đích trái pháp luật, không phục vụ cho hoạt động công chứng hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng...
Nghiêm cấm sửa đổi, xóa bỏ thông tin, làm thay đổi giao diện, sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu...hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong cơ sở dữ liệu.
Tỉnh giao trách nhiệm cho Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham mưu giúp tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế quy chế này khi cần thiết; Thanh tra, kiểm tra, thực hiện cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và lưu trữ cơ sở dữ liệu.
Phối hợp với Sở TT&TT và các sở, ban, ngành có liên quan tổ chức kết nối, chia sẻ dữ liệu chuyên ngành với Trung tâm giám sát, điều hành đô thị thông minh (IOC) tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành; quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng các chủ thể có liên quan.
