Gửi câu hỏi tới chuyên mục "Chát với chuyên gia", bạn Thanh Ngọc hỏi: Vừa qua, tôi thực hiện một số thủ tục hành chính, trong phần hồ sơ có nộp bản sao y thì được yêu cầu bản sao phải còn trong thời hạn 6 tháng kể từ thời điểm chứng thực. Điều này gây khó khăn cho tôi bởi muốn chứng thực thì phải có bản gốc, mà bản gốc thì do ba mẹ ở quê giữ.
Xin hỏi pháp luật quy định về việc này ra sao? Nếu gặp tình huống này, tôi có thể làm gì để bảo đảm quyền lợi của mình?
Giải đáp vấn đề này, ThS Mai Thị Lâm - Giảng viên Bộ môn Luật Hành chính, Khoa Luật Hành chính, Trường Đại học Luật TP. HCM, cho biết: Giá trị của văn bản chứng thực được quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Cụ thể, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, hiện nay Nghị định 23/2015 không quy định về thời hạn có hiệu lực của văn bản được chứng thực. Điều này cũng có nghĩa là, các văn bản chứng thực có thể sử dụng vô thời hạn.
Tuy nhiên, dựa trên các quy định cụ thể đối với từng loại văn bản thì giá trị của văn bản chứng thực có thể xác định dựa trên giá trị của văn bản gốc được cấp.
Cụ thể, đối với những văn bản gốc có giá trị vô thời hạn thì giá trị của văn bản chứng thực cũng là vô thời hạn, trừ khi bản gốc bị thu hồi, hủy bỏ. Ví dụ như: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, bằng đại học, giấy phép lái xe máy…
Đối với văn bản gốc được cấp có thời hạn thì giá trị của văn bản chứng thực cũng có thời hạn khác nhau theo văn bản gốc.
Ví dụ một số giấy tờ bản gốc được quy định có thời hạn như: Căn cước công dân; giấy phép lái xe ô tô; Luật Quốc tịch 2008 quy định phiếu lý lịch tư pháp phải được cấp không quá 90 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ nhập quốc tịch Việt Nam; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sử dụng với mục đích đăng ký kết hôn có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp hoặc đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân…
Từ các quy định trên, có thể thấy các giấy tờ được chứng thực có thể có thời hạn sử dụng khác nhau: 90 ngày, 6 tháng, 12 tháng… tuỳ thuộc loại giấy tờ được sử dụng vào mục đích gì, bản gốc có thời hạn hay không.
Trường hợp người dân khi xuất trình văn bản chứng thực nhưng yêu cầu thời điểm chứng thực còn trong thời hạn 6 tháng thì cần phải kiểm tra xem loại văn bản người dân đang sử dụng là văn bản nào và sử dụng trong loại thủ tục hành chính nào để xác định chính xác giá trị hiệu lực của văn bản chứng thực.
Nếu yêu cầu phù hợp với quy định của pháp luật thì người dân cần phải tuân thủ. Nếu thuộc trường hợp văn bản có giá trị vô thời hạn hoặc dài hơn 6 tháng thì người dân có quyền khiếu nại về hành vi hành chính không phù hợp với quy định pháp luật nêu trên.
