Theo quy định, phòng tư pháp quận, huyện hoặc cơ quan công chứng sẽ thực hiện chứng thực chữ ký cho người nước ngoài. Cứ tưởng công việc này đơn giản nhưng thực tế có nhiều “pha” gây lúng túng, khó xử vì khách hàng đòi hỏi những yêu cầu mà luật hiện hành chưa quy định.
Có người nước ngoài yêu cầu chứng thực chữ ký trên văn bản mà chữ viết lạ hoắc lạ huơ, không chứng thì không được mà chứng thì không biết nội dung văn bản nói gì, làm công chứng viên (CCV), người chứng thực khó xử…
Yêu cầu công chứng viên “khai” thông tin cá nhân
Mới đây, tại một phòng công chứng, CCV dở khóc dở cười trình bày với trưởng phòng về yêu cầu chứng thực chữ ký của một văn bản dài dằng dặc bằng tiếng Anh của một người Việt gốc Hà Lan: “Nội dung là một bản tuyên thệ của một người làm chứng cho hai người trong mối quan hệ tình cảm hứa sẽ lấy nhau. Nhìn chung văn bản không vi phạm pháp luật hay đạo đức nên việc chứng thực chữ ký không thành vấn đề. Khó là ở chỗ họ yêu cầu phải thêm những nội dung mà em thấy không làm được” - CCV trình bày với trưởng phòng.
Theo CCV này, ngoài việc chứng nhận chữ ký, khách hàng còn chỉ thêm một ô trên văn bản, yêu cầu CCV “lấp” các thông tin trên cái ô để trống các thông tin cá nhân của CCV như số điện thoại, địa chỉ liên hệ, email… khi chứng thực. “Em chưa thấy và chưa thực hiện việc này, giờ tính sao?” - chị hỏi. Trưởng phòng công chứng nghe hết ngọn nguồn, hướng dẫn CCV chỉ xác nhận chữ ký theo đúng mẫu quy định mà không thực hiện thêm những yêu cầu “lạ” của vị khách trên.
Người dân đang thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại Phòng Công chứng số 4, TP.HCM. Ảnh: C.TÚ
Một trường hợp khác, sau khi đã chứng thực chữ ký cho một vị khách nước ngoài thì vị này quay lại phòng công chứng, cho hay là nơi tiếp nhận văn bản không hiểu nội dung xác nhận bằng tiếng Việt của CCV. Vị này đề nghị CCV chứng nhận lại chữ ký bằng tiếng bản địa. “Chúng tôi không thể thực hiện yêu cầu này” - một CCV bày tỏ.
Ngay cả cách thức đóng dấu ký tên cũng không ít rắc rối. Theo quy cách của Việt Nam thì con dấu nằm cùng phía với chữ ký theo những chuẩn mực được quy định. Thế nhưng mẫu văn bản của phía khách hàng đưa thì con dấu một bên, người chứng thực ký tên một bên.
Linh hoạt giải quyết
CCV Phan Văn Cheo, Trưởng phòng Công chứng Sài Gòn, cho hay ông cũng nhận được những thắc mắc của các CCV trong việc chứng thực chữ ký người nước ngoài và chứng nhận bản dịch. “Tôi cũng nói với anh em là mình cứ làm đúng theo quy định của Việt Nam trước. Sau đó xét thấy việc ghi thêm cho khách hàng cũng không sai thì cứ làm, đâu có sao” - ông bày tỏ. Chẳng hạn việc đóng dấu ký tên trên văn bản, một mặt thực hiện theo đúng quy cách của pháp luật trong nước nhưng bên cạnh có thể bổ sung thêm theo mẫu văn bản của khách hàng.
Phân tích các yêu cầu “lạ” của khách hàng, trưởng phòng Bổ trợ Tư pháp thuộc Sở Tư pháp, ông Từ Dương Tuấn, cho hay: Do những xung đột pháp luật giữa các nước dẫn đến thể thức văn bản, quy cách thực hiện việc chứng thực của các nước có thể khác nhau. Tuy nhiên, về nguyên tắc việc chứng thực thực hiện tại Việt Nam thì tuân thủ theo pháp luật của Việt Nam. Còn việc sử dụng văn bản như thế nào, có được phía nước ngoài chấp nhận hay không nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của cơ quan chứng thực. “Cũng không ít trường hợp phía nước ngoài xác nhận văn bản bằng ngôn ngữ nước họ, mình cũng đâu thể đòi hỏi họ phải chứng bằng tiếng Việt cho mình. Bên cạnh đó, cần phân định giữa việc chứng thực chữ ký và chứng nhận nội dung. Khi chứng thực chữ ký thì người chứng thực chỉ chịu trách nhiệm đó là chữ ký của người có yêu cầu mà không phải chịu trách nhiệm về tính đúng sai của nội dung. Dĩ nhiên nội dung văn bản không được trái pháp luật và đạo đức xã hội. Do vậy, CCV chỉ cần nắm được nội dung văn bản là có thể mạnh dạn chứng thực chữ ký” - ông góp ý. Theo ông, có nhiều cách để xác định nội dung văn bản, chẳng hạn như thông qua kiến thức về ngoại ngữ của bản thân CCV, theo bản dịch tiếng Việt của văn bản tiếng nước ngoài đó; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. “Hiện nay các cơ quan công chứng đều có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật nên việc này cũng không khó” - ông nói.
| Ông Nguyễn Trí Hòa, Trưởng phòng Công chứng số 1, TP.HCM, cho hay: Với các văn bản tiếng nước ngoài phổ biến như Anh, Pháp, Hoa, Nhật thì còn đỡ. Nhiều văn bản sử dụng tiếng nước ngoài của quốc gia hiếm khi nghe tới cũng được đưa đến đề nghị chứng thực chữ ký. “Có trường hợp họ làm văn bản bằng tiếng Việt rồi xác nhận chữ ký trên đó. Sau đó chuyển thành bản dịch tiếng nước ngoài để sử dụng. Nhưng cũng có trường hợp khách hàng bảo rằng không có nhu cầu dùng bản tiếng Việt mà chỉ muốn chứng thực chữ ký trên bản tiếng nước ngoài. Không nắm được nội dung văn bản tiếng nước ngoài nói gì nên CCV cũng ngại nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội mà mình không biết, lại chứng thực” - ông băn khoăn. |
