CIA tiết lộ kỹ thuật bí mật giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời đại công nghệ

Trong môi trường đặc thù, các điệp viên CIA được huấn luyện để áp dụng một khuôn khổ tư duy thực tế, tối ưu hóa 3 nguồn lực quan trọng gồm thời gian, năng lượng và tiền bạc. Trong đó, thời gian là tài nguyên duy nhất không thể tái tạo. Tiền có thể kiếm lại, năng lượng có thể phục hồi, nhưng thời gian đã qua thì không thể quay lại.

Chính vì vậy, kỹ thuật ra quyết định của CIA luôn đặt trọng tâm vào quản lý thời gian. Điều này không chỉ giúp họ xử lý tình huống tốt hơn mà còn giữ được sự sáng suốt trong hoàn cảnh khắc nghiệt nhất.

Quy tắc "trừ hai", giảm tải để tăng hiệu quả

Một trong những yếu tố làm suy yếu khả năng phân tích là tình trạng quá tải nhiệm vụ, khi đầu óc bị bủa vây bởi hàng loạt việc cần làm, đơn cử như email chưa đọc, deadline dồn dập, việc nhà tồn đọng, điện thoại từ cấp trên... Khi đó, não bộ rơi vào trạng thái nhiễu loạn, dễ mất tập trung và bị cuốn theo những dòng suy nghĩ tiêu cực.

Để kiểm soát tình hình, CIA áp dụng một nguyên tắc cực kỳ đơn giản: “Số lượng việc bạn nghĩ mình có thể làm, hãy trừ đi hai.”

Ví dụ, nếu bạn nghĩ mình làm được 5 việc, chỉ nên làm 3 việc. Nếu là 3 việc thì hãy làm 1 việc. Mục tiêu là giải phóng dung lượng xử lý của não bộ, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng thay vì bị cuốn vào vòng xoáy xử lý đa nhiệm kém hiệu quả.

Ưu tiên hành động từ việc nhỏ nhất

Sau khi tinh gọn danh sách công việc, bước tiếp theo là xác định “ưu tiên hành động”, hành động đơn giản nhất bạn có thể thực hiện ngay lập tức. Đó có thể là một việc nhỏ như uống nước, hít thở sâu hoặc hoàn thành một đầu việc dễ.

Mục đích không phải để đánh dấu xong việc mà là thiết lập lại cảm giác kiểm soát, phá vỡ chuỗi hỗn loạn tinh thần và khởi động lại khả năng tư duy logic.

Theo lý giải từ nền tảng giáo dục trực tuyến BigThink, đơn vị phổ biến kỹ thuật này ra công chúng, hoàn thành một việc nhỏ cũng đủ để tái lập sự minh mẫn trong não bộ.

Không cần là điệp viên mới áp dụng được kỹ thuật này. Trong nhịp sống hiện đại, bạn cũng dễ rơi vào trạng thái căng thẳng tương tự, như họp gấp không báo trước, tin nhắn lúc nửa đêm từ đồng nghiệp, công việc chưa xong mà con nhỏ lại khóc...

Khi đó, hãy nhớ đừng cố ôm đồm. Hãy bắt đầu bằng việc đơn giản nhất, dễ hoàn thành nhất. Từ đó, bạn sẽ tạo được đà tâm lý tích cực để xử lý các nhiệm vụ lớn hơn.