Dưới đây là 4 lời khuyên để các nhà quản lý có thể theo dõi và hoàn thành tốt mọi việc ngay cả khi không thường xuyên có mặt tại văn phòng.
|
|
Trước tiên, bạn cần lập một lịch làm việc cá nhân theo từng ngày, từng tuần và từng tháng. Sau đó, hãy cho các cộng sự biết khi nào, và làm cách họ có thể chủ động tìm gặp bạn để trao đổi được, khi nào thì không.
Lịch làm việc cụ thể sẽ giúp bạn lên được kế hoạch để kiểm tra tiến độ công việc, các thời điểm quan trọng phải hoàn thành công việc, lịch trình các buổi họp quan trọng. Bên cạnh đó, việc chia sẻ thông tin về lịch làm việc cá nhân cho các cộng sự liên quan sẽ giúp bạn duy trì được sự hiện diện và gắn kết với mọi người, dù chỉ qua không gian mạng.
2. Tự giác
Làm việc ngoài văn phòng đòi hỏi sự tự giác và tính tập trung rất cao, bởi bạn không có các cộng sự xung quanh để đốc thúc và giữ cho bạn đi đúng lộ trình xử lý các việc cần thiết. Vì vậy, bạn cần phải luôn đặt bản thân ở chế độ sẵn sàng để xử lý công việc bất kể khi đó bạn đang ở trong khách sạn, đi gặp khách hàng hay ngồi ở phòng chờ lên máy bay.
Để tránh bị xao nhãng bởi môi trường xung quanh, bạn hãy bám sát lịch làm việc đã lập ra vào mỗi sáng và cập nhật danh sách công việc cá nhân vào cuối ngày.
3. Dự trù cho những tình huống khẩn cấp
Chiếc máy tính chính là "văn phòng di động" của bạn. Vì vậy, bạn sẽ luôn đảm bảo nó hoạt động bình thường. Tuy nhiên, trục trặc máy móc là sự cố khó tránh khỏi, và bạn cần phải có kế hoạch dự phòng.
Thứ nhất, hãy lên một danh sách những người bạn có thể tìm đến khi gặp những sự cố khẩn cấp về công nghệ thông tin hoặc các phần mềm kỹ thuật. Ví dụ khi máy tính bạn đột nhiên không khởi động được, hoặc máy tính tự truy cập vào các trang web độc hại, bạn phải biết lúc đó cần liên lạc với ai để giúp bạn sớm làm việc trở lại được.
Thứ hai, bạn cần thường xuyên sao chép dữ liệu ra các ổ cứng dự phòng bên ngoài, hoặc in ra để khi cần thiết bạn vẫn có thể xử lý công việc một cách thủ công trong lúc chờ máy tính ổn định trở lại.
4. Dành thời gian cho các giao tiếp trực tiếp
Một trong những nhược điểm của làm việc từ xa là cảm giác bị cô lập với mọi người. Bạn sẽ bỏ lỡ những buổi tụ họp, cơ hội trò chuyện trực tiếp với các đồng nghiệp tại văn phòng. Mặt khác, giao tiếp qua mạng internet bạn sẽ không đọc vị những cử chỉ phi ngôn ngữ của đối phương nên rất dễ dẫn đến các hiểu lầm không đáng có. Trong các điều kiện giao tiếp qua không gian "ảo" bạn nên chỉ tập trung giải quyết công việc để tránh hiểu nhầm.
Mặt khác, khi soạn lịch làm việc, bạn nên dành một phần thời gian để có thể trò chuyện, trao đổi có thể là những câu chuyện gẫu ngoài lề không liên quan với công việc chính. Điều này sẽ giúp bạn lấy lại năng lượng và gần gũi hơn với các đồng nghiệp của mình.
