LTS: Là địa phương đầu tiên thí điểm khai thác dữ liệu hộ tịch từ cơ sở dữ liệu điện tử toàn quốc, TP.HCM đã nâng cao chất lượng phục vụ người dân - doanh nghiệp trong giao dịch giấy tờ, thực hiện các thủ tục hành chính; góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của TP. Pháp Luật TP.HCMtrân trọng giới thiệu mô hình chuyển đổi số này.
Thực hiện Luật Hộ tịch năm 2014, Quyết định 2173/2015 của bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” và Nghị định 87/2020 quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, TP.HCM đã số hóa dữ liệu hộ tịch và là địa phương đầu tiên trên cả nước thí điểm khai thác dữ liệu hộ tịch từ cơ sở dữ liệu này.
Thích nơi nào thì đến đó trích lục giấy tờ hộ tịch
Theo đó, kể từ ngày 15-6-2022, TP.HCM thực hiện cấp bản sao trích lục bốn loại giấy tờ hộ tịch gồm: đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử và đăng ký nhận cha, mẹ, con từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch (SHT) tại kho dữ liệu dùng chung cho cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ SHT và nơi cư trú của người yêu cầu.
Có thể hiểu đơn giản là một người dân có hồ sơ hộ tịch gốc tại TP.HCM thì khi dữ liệu hộ tịch được số hóa, người này có thể đến bất kỳ UBND cấp xã nào trên địa bàn TP để thực hiện yêu cầu trích lục giấy tờ mà không phải về nơi đăng ký hộ tịch ban đầu để yêu cầu trích lục như trước đây.
Trong đó, giai đoạn 1, TP.HCM có 11,7 triệu hồ sơ số hóa được nghiệm thu và có 10,7 triệu hồ sơ đăng ký trước ngày 1-1-2016 đã đồng bộ vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, đạt tỉ lệ khoảng 97%.
Tại Hội nghị tổng kết công tác tư pháp năm 2022, ông Nguyễn Triều Lưu, Trưởng phòng Hộ tịch - Quốc tịch, Sở Tư pháp TP.HCM, cho biết sau ba tháng triển khai, Sở Tư pháp và các cơ quan đăng ký hộ tịch tại TP.HCM đã cấp được 205.805 bản sao giấy tờ hộ tịch từ dữ liệu số hóa SHT của TP.HCM. Dữ liệu số hóa tạo nhiều thuận lợi cho người dân trong các thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch.
Sở Tư pháp TP.HCM cũng cho biết việc số hóa dữ liệu hộ tịch là bước quan trọng để TP thực hiện việc cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch, đồng thời là cơ sở để mở rộng việc ứng dụng khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa SHT trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ phải nộp, giảm thời gian giải quyết hồ sơ, giảm đi lại cho người dân.
Trích lục thông tin hộ tịch “trong vài nốt nhạc”
Gặp PV tại trụ sở UBND phường 14, quận Gò Vấp, anh Trần Duy Khánh (ngụ tại chung cư Khang Gia, phường 14) cho biết gia đình anh có hộ khẩu ở quận 7, hiện tạm trú ở phường 14. Anh đến phường để trích lục giấy khai sinh cho con.
“Đọc báo biết có thể đến UBND phường nơi đang cư trú để trích lục giấy khai sinh, tôi mừng quá. Nếu như trước kia, đụng đến mấy giấy tờ này tốn rất nhiều thời gian vì tôi phải về quận 7 để trích lục giấy khai sinh. Nay việc trích lục nhanh gọn lẹ, tôi không mất công chờ đợi nên còn thời gian dành cho những công việc khác” - anh Khánh chia sẻ.
Anh Lê Văn Hưng cho biết mình đăng ký kết hôn ở quận 12 nhưng sau này vợ chồng anh chuyển về phường 27, quận Bình Thạnh sinh sống. Nay anh có việc, cần trích lục bản sao đăng ký kết hôn nên anh đến UBND phường 27.
“Việc số hóa mang lại rất nhiều thuận lợi cho người dân. Cải cách hành chính từ những việc tưởng chừng nhỏ như này nhưng mang lại lợi ích lớn cho người dân” - anh Hưng đánh giá.
Bà Châu Lê Vân, công chức tư pháp - hộ tịch phường 5, quận Bình Thạnh, cho biết trước đây phải tra thủ công SHT để đối chiếu; còn bây giờ chỉ cần nhập thông tin của người dân khi có yêu cầu vào phần mềm, khi thông tin hiện ra chỉ cần in và trình lãnh đạo ký. Công chức tư pháp - hộ tịch cũng đỡ mất công sức và đỡ mất thời gian hơn, có thể giải quyết được nhiều việc khác cho người dân.
 |
Người dân đến trích lục giấy tờ hộ tịch tại UBND phường 5, quận Bình Thạnh. Ảnh: HỮU ĐĂNG |
Phương thức quản lý dân cư hiện đại
TP.HCM tập trung đông dân cư từ các tỉnh, thành khác đến sinh sống và làm việc. Dân đông, việc nhiều, giấy tờ chất cao như núi, công việc ngổn ngang. Từ khi TP triển khai số hóa SHT, số giấy tờ phải nộp giảm, thời gian giải quyết hồ sơ của công chức tư pháp - hộ tịch giảm, thời gian đi lại của người dân cũng giảm.
Bà Nguyễn Thị Kim Loan, công chức tư pháp - hộ tịch phường 14, quận Gò Vấp, cho biết sau một năm triển khai, UBND phường 14 đã cấp hơn 1.000 bản sao giấy tờ hộ tịch các loại. Trong đó, chủ yếu là cấp bản trích lục đăng ký khai sinh (cho trẻ nhập học) và đăng ký kết hôn; còn yêu cầu trích lục khai tử và trích lục nhận cha, mẹ, con rất ít.
Bà Châu Lê Vân, công chức tư pháp - hộ tịch phường 5, quận Bình Thạnh, cho biết từ đầu năm 2023 đến nay, lượng người có hộ tịch ở địa phương khác đến phường thực hiện thủ tục cấp trích lục giấy tờ hộ tịch chiếm 6%-7%, trong đó có cả những người có hồ sơ hộ tịch từ thời tỉnh Gia Định xưa.
Ông Nguyễn Thanh Duy Tân, Trưởng phòng Tư pháp quận Bình Tân, cho biết: Quận đã hoàn thành số hóa bốn loại giấy tờ hộ tịch theo tiến độ, số hóa xong 173.463 trường hợp (đạt 100%) và chuyển chính thức toàn bộ vào hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.
Ông Tân chia sẻ quận Bình Tân có tỉ lệ người dân nhập cư từ các tỉnh, thành khác về sinh sống, học tập và làm việc cao nhất TP.HCM, cao hơn cả số người dân thường trú tại địa phương. Việc triển khai thí điểm khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa SHT TP.HCM có ý nghĩa rất lớn đối với quận Bình Tân nói riêng và TP.HCM nói chung.
Trong khi đó, ông Huỳnh Văn Hoàng, Trưởng phòng Tư pháp huyện Nhà Bè, cho biết để thực hiện việc số hóa SHT theo chỉ đạo của UBND các cấp và Sở Tư pháp TP.HCM, huyện đã ký kết hợp đồng với công ty công nghệ để hoàn thành đúng tiến độ, đạt yêu cầu của việc số hóa SHT.
Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch
Hiện nay, tổng số SHT lưu trữ tại Sở Tư pháp TP.HCM; UBND quận, huyện; UBND xã, phường, thị trấn trong giai đoạn trước năm 1975 đến ngày 31-12-2015 là trên 100.000 sổ với hơn 12 triệu trường hợp đăng ký, riêng tại Sở Tư pháp là trên 11.000 sổ với hơn 3,5 triệu trường hợp đăng ký.
Việc lưu trữ hệ thống SHT giấy đang bộc lộ nhiều hạn chế như cồng kềnh, tốn diện tích, bảo quản khó khăn, dễ rủi ro (do thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt).
Ngoài ra, dữ liệu hộ tịch cá nhân bị phân tán, thiếu đồng bộ, không xâu chuỗi/kết nối được với nhau, bị hạn chế tra cứu, chỉ tra cứu được trong phạm vi địa phương, không thông suốt trên cơ sở dữ liệu quốc gia.
Qua các thời kỳ sử dụng chuyển giao, việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tra cứu trực tiếp, thường xuyên hằng ngày bằng phương pháp thủ công để giải quyết công việc cho người dân nên các tài liệu ngày càng bị xuống cấp, rách nát, làm mất thông tin của cá nhân.
Do đó, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là một nội dung quan trọng của Luật Hộ tịch (có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2016).
Ngay sau khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành, Sở Tư pháp TP.HCM đã tham mưu cho UBND TP.HCM triển khai kế hoạch thực hiện đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” theo Quyết định 2173/2015 của bộ trưởng Bộ Tư pháp trên địa bàn TP.HCM.
