Đề xuất công chứng không cần mang theo giấy tờ bản chính trong một số trường hợp

Bộ Tư pháp đang xây dựng hồ sơ dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, với nhiều nội dung đáng chú ý về phân cấp, phân quyền quản lý và quy định về cơ sở dữ liệu (CSDL) công chứng.

Trao quyền bổ nhiệm công chứng viên cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh

Điểm nhấn đầu tiên trong dự thảo lần này là việc thực hiện triệt để phân cấp, phân quyền quản lý cho địa phương để phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Theo đó, thẩm quyền bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm công chứng viên (CCV) sẽ được chuyển giao từ Bộ trưởng Bộ Tư pháp sang Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

Cụ thể, Chủ tịch UBND cấp tỉnh hiện nay là người trực tiếp có thẩm quyền công nhận tương đương đối với những người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm CCV.

Sự thay đổi này giúp đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu và tạo điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Việc phân cấp giúp cơ quan quản lý ở Trung ương tập trung vào nhiệm vụ kiến tạo, xây dựng và hoàn thiện thể chế, trong khi địa phương chủ động hoàn toàn trong việc quản lý, giám sát đội ngũ CCV sát với tình hình thực tế tại địa bàn.

Dự thảo Luật cũng bãi bỏ quy định giao Bộ Tư pháp xây dựng chiến lược phát triển lĩnh vực công chứng trong toàn quốc. Thay vào đó, UBND cấp tỉnh được giao chủ động xây dựng và ban hành đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện kinh tế - xã hội thực tiễn tại địa phương mình.

Một trong những nội dung đáng chú ý khác đó là dự thảo bổ sung quy định cho phép thành lập Văn phòng công chứng (VPCC) dưới hình thức Doanh nghiệp tư nhân tại các xã có mật độ dân số thấp, hạ tầng chưa phát triển.

Đây là thay đổi quan trọng so với quy định cũ (vốn chỉ cho phép loại hình Công ty hợp danh), giúp giảm áp lực về nhân sự cho các nhà đầu tư tại địa bàn khó khăn. Tuy nhiên, để đảm bảo quản lý chặt chẽ, UBND cấp tỉnh sẽ quy định cụ thể danh mục các đơn vị hành chính cấp xã được áp dụng mô hình Doanh nghiệp tư nhân này. Đồng thời, dự thảo cũng nới lỏng điều kiện thay đổi trụ sở VPCC giữa các xã, miễn là đảm bảo địa bàn cũ vẫn còn ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để phục vụ nhân dân.

Khai thác dữ liệu số, người dân không cần mang giấy tờ gốc

Dự thảo Luật tạo ra bước tiến lớn trong chuyển đổi số khi quy định xây dựng một CSDL công chứng tập trung, thống nhất toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý. Hệ thống này sẽ tích hợp toàn bộ thông tin về CCV, giao dịch và các biện pháp ngăn chặn rủi ro.

Cụ thể, dự thảo Luật đã bổ sung quy định mới về việc sử dụng dữ liệu thay thế, cho phép người dân trong nhiều trường hợp đi công chứng không cần mang theo giấy tờ bản chính nếu đã có dữ liệu trong CSDL công chứng.

Ví dụ, theo khoản 7a Điều 42 của dự thảo Luật, trường hợp các thông tin thuộc hồ sơ yêu cầu công chứng đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu (được cơ quan chủ quản công bố đủ điều kiện khai thác), thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp các giấy tờ có chứa các thông tin đó.

Khi tiếp nhận hồ sơ, CCV có trách nhiệm tự khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác để giải quyết yêu cầu công chứng và không được yêu cầu xuất trình bản chính các giấy tờ để đối chiếu.

Công chứng viên chỉ được quyền yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ trong trường hợp hệ thống không thể khai thác được thông tin trong thời gian giải quyết yêu cầu, hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.

Cạnh đó, các loại giấy tờ trong hồ sơ công chứng như: giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản... nay được phép nộp dưới dạng bản sao giấy, bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.

Với những đề xuất sửa đổi nêu trên, lợi ích thực chất đối với người dân là giúp tiết kiệm thời gian và chi phí tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp và cá nhân.