Quy chế này quy định việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại TP.HCM, áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại TP và cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, có thông tin tham khảo liên quan đến hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng tại TP.HCM.
Theo đó, Tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân, tổ chức được giao quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng được cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tương ứng với nhiệm vụ, công việc được giao.
Các tổ chức hành nghề công chứng phải chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định.
Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm khi cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
Công chứng viên xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng theo quy định pháp luật.
Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hệ quả xảy ra do yêu cầu của mình…
Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng cung cấp thông tin về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.
Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.
UBND TP giao Sở Tư pháp tiếp tục chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tham mưu cho UBND TP xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng hoàn chỉnh theo quy định của Luật công chứng và chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp; chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên Thành phố phổ biến, quán triệt việc thực hiện Quy chế cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn Thành phố; phổ biến Quy chế cho các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn Thành phố, Doanh nghiệp tham gia xây dựng Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng và Chương trình thông tin ngăn chặn, các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn có trụ sở tại Thành phố.
