Họp không giấy: Tương tác nhanh, tiết kiệm
(PL)- Kỳ họp/làm việc không giấy đã được triển khai từ UBND TP.HCM “lan sang” HĐND TP và tới đây sẽ mở rộng xuống UBND các quận/huyện, phường/xã…

Mới đây, Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân yêu cầu trong tháng 9 phải triển khai ứng dụng họp/làm việc không giấy đến tất cả sở/ngành và quận/huyện. Sang năm 2020 phải triển khai đến tất cả xã/ phường.

Cán bộ phục vụ dân tốt hơn

Trước đó (ngày 26-6), UBND TP bắt đầu triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” vào các phiên họp. Ông Nguyễn Thành Phong, Chủ tịch UBND TP.HCM, cho biết ứng dụng công nghệ này sẽ cải cách hoạt động hành chính. Đây là hướng đi mà TP.HCM đang tập trung triển khai. Ngoài ra, ứng dụng trực tuyến bắt đầu từ quận Bình Thạnh, đến nay đã có ở 20 quận/huyện, là kênh tương tác tốt để ghi nhận và giải quyết kịp thời các kiến nghị phản ánh của người dân.

“Phòng họp không giấy sẽ góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp. Đồng thời tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý và điều hành của UBND TP” - ông Phong nói. Còn Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng “Phòng họp không giấy” sẽ giúp cán bộ chính quyền phục vụ dân tốt hơn, cán bộ cũng sẽ đỡ mệt hơn. “Trước đây, trên bàn làm việc của các phó chủ tịch UBND TP đều có chồng hồ sơ cao, khi phải tìm các văn bản giấy tờ phải tốn công và nhất là không kiểm soát được thời gian giải quyết hồ sơ. Với ứng dụng này, lãnh đạo vẫn làm được việc nhưng sẽ tốn ít thời gian, công sức hơn” - ông Nhân nói.

Với “Phòng họp không giấy e-Cabinet”, trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và được cập nhật lên hệ thống e-Cabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp.

Các câu hỏi thảo luận sẽ được tổng hợp, chuẩn bị dự thảo kết luận. Các thành viên đang dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp. Người chủ trì có thể lấy ý kiến từ xa hoặc tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị, cá nhân không đến phòng họp được. Sau khi họp xong, các kết quả biểu quyết, ý kiến, chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan.

Một trong những điểm thú vị của ứng dụng này là tính năng trao đổi riêng tư và chat, trao đổi theo nhóm. Khi không tìm kiếm được tài liệu mình cần, các đại biểu dự họp có thể sử dụng tính năng trao đổi riêng tư hoặc chat nhóm để có sự trợ giúp từ những người khác.

Họp không giấy: Tương tác nhanh, tiết kiệm - ảnh 1
Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong đọc tài liệu trên máy tính bảng tại kỳ họp không giấy của HĐND TP.HCM khóa IX. Ảnh: HOÀNG GIANG

HĐND thêm mạnh, thêm gần dân

Hôm 11-7, lần đầu tiên kỳ họp thứ 15 HĐND TP.HCM khóa IX nhiệm kỳ 2016-2021 đã triển khai ứng dụng “Kỳ họp không giấy” vào nghị trường. Hơn 100 đại biểu được trang bị máy tính bảng sử dụng hệ điều hành iOS và Android, ứng dụng được cài đặt trên đó. Trên ứng dụng này sẽ có đầy đủ các mục: Văn kiện tài liệu kỳ họp, chương trình kỳ họp, danh sách đại biểu, các thông báo, tổng hợp thông tin báo chí, ý kiến cử tri. Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp khoa học để người dùng tiện theo dõi.

Trao đổi với Pháp Luật TP.HCM, đại biểu Cao Thanh Bình, Phó Trưởng ban Kinh tế - Ngân sách HĐND TP.HCM, cho rằng mô hình này rất thiết thực, bởi vì giảm tải được rất nhiều tài liệu mà các đại biểu phải mang theo, tiết kiệm ngân sách và rất hiệu quả, nhanh chóng khi truy cập các nội dung chuyên sâu.

21 tỉ đồng là số tiền UBND TP tiết kiệm được trong năm 2018 từ việc bước đầu áp dụng “Phòng họp không giấy” với việc chuyển toàn bộ sử dụng thư mời, tài liệu từ giấy sang điện tử. 

Theo ông Bình, kỳ vọng thời gian tới HĐND TP sẽ tiếp tục duy trì mô hình kỳ họp không giấy. Tương tác giữa đại biểu với các sở, ban, ngành cần thường xuyên hơn và trong ứng dụng cần duy trì các thông tin như tiếp xúc cử tri, phản ánh của cử tri với các tổ đại biểu, các cuộc giám sát của các ban.

Đại biểu Nguyễn Mạnh Trí cho rằng việc tiếp nhận thông tin thông qua ứng dụng “Kỳ họp không giấy” có thể nói là siêu tốc. Tuy nhiên, ông Trí băn khoăn ở khâu xử lý thông tin, giải quyết công việc như thế nào để ra kết quả sớm nhất cho người dân, đó vẫn là do con người. “Cùng với áp dụng công nghệ, cần có các công chức xứng đáng, đó là những công chức có thái độ thân thiện, làm việc tận tâm, tận lực và tận tình - đó là những công chức 4T. Có như vậy việc cải cách hành chính, xây dựng đô thị thông minh mới hiệu quả” - ông Trí nói.

Bà Nguyễn Thị Lệ, Chủ tịch HĐND TP.HCM, cho biết thời gian tới sẽ tiếp tục hoàn thiện để tiếp tục đưa mô hình “họp không giấy” vào các kỳ họp của HĐND TP. Ông Nguyễn Thiện Nhân, Bí thư Thành ủy TP.HCM, đánh giá cao “Kỳ họp không giấy” mà HĐND TP triển khai. “Đây cũng là một giải pháp thiết thực, kịp thời để thực hiện đề án nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của HĐND TP, góp phần tham gia thực hiện đề án xây dựng TP.HCM thành đô thị thông minh giai đoạn 2017- 2020” - ông Nhân nói. Theo ông Nhân, việc sử dụng mô hình “Kỳ họp không giấy” sẽ phát huy hiệu quả thực sự, tăng năng suất lao động của các đại biểu trong quá trình tham gia các hoạt động của HĐND TP thời gian tới.

Cán bộ nên mở Facebook tương tác với dân

Sau gần hai tháng triển khai, mô hình “Phòng họp không giấy” được người dân đánh giá cao. Ông Nguyễn Thể Hùng, phường Đa Kao, quận 1, cho rằng mô hình “Phòng họp không giấy” từ cấp TP, thời gian tới cần mở rộng, lan tỏa đến cấp xã/phường. “Tôi nghĩ khi mở rộng họp không giấy xuống tới cấp xã/phường thì cán bộ lãnh đạo các cấp từ TP, xuống đến quận/huyện, xã/phường cũng cần mở rộng thêm các cách thức tương tác, giao tiếp với người dân hơn. Ví dụ, các cán bộ nên mở các phương thức tiếp xúc, trao đổi với dân qua các giao thức Zalo, Viber, Skype, Facebook… Phòng họp/làm việc không giấy mới là hoạt động hành chính giữa các cơ quan, cán bộ với cán bộ. Còn Zalo, Viber, Facebook… là những cánh cửa mở hướng về, đến với dân… để từ đó cán bộ có thể giao tiếp, tiếp xúc, tương tác với dân được tốt hơn” - ông Hùng nói và cho rằng với mô hình này hiệu quả làm việc của lãnh đạo TP sẽ cao hơn. 

TÁ LÂM