Mới đây, Quốc hội đã thông qua Luật Hộ tịch (sửa đổi) gồm 4 chương, 30 Điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1-3-2027.
Luật Hộ tịch (sửa đổi) đã thay đổi cách tiếp cận quản lý, hướng tới đơn giản hóa thủ tục và tăng tính chủ động của cơ quan Nhà nước.
Chỉ cần khai thông tin một lần
Một trong những cải cách mang tính “cách mạng” được thể hiện tại khoản 6 và khoản 7 Điều 3: người dân chỉ phải cung cấp thông tin một lần.
Cụ thể, khoản 6 Điều 3 yêu cầu tăng cường đăng ký hộ tịch chủ động, liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch với các thủ tục liên quan, bảo đảm người dân chỉ cung cấp thông tin một lần. Điều này đánh dấu sự thay đổi tư duy quản lý, chuyển từ mô hình “người dân đi chứng minh” sang “Nhà nước chủ động phục vụ”.
Nếu như trước đây, khi thực hiện các thủ tục như đăng ký khai sinh, kết hôn hay thay đổi hộ tịch, người dân thường phải nộp lại nhiều loại giấy tờ đã có sẵn ở cơ quan khác, thì với quy định mới, trách nhiệm này được chuyển sang cơ quan Nhà nước.
Làm rõ hơn nguyên tắc này, khoản 7 Điều 3 quy định cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu điện tử, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu liên quan. Đồng thời, cơ quan này không được yêu cầu người dân nộp, xuất trình hoặc tải lên giấy tờ là thành phần hồ sơ, trừ trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.
Quy định này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam đang xây dựng hệ thống dữ liệu quốc gia, như cơ sở dữ liệu dân cư, bảo hiểm, y tế… Khi các hệ thống này được kết nối, người dân chỉ cần cung cấp thông tin một lần duy nhất, các cơ quan sẽ tự động chia sẻ, đối soát dữ liệu với nhau.
Đăng ký không phụ thuộc nơi cư trú
Một trong những thay đổi đáng chú ý khác nằm tại khoản 1 Điều 8, UBND cấp xã được đăng ký hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân.
Quy định này xóa bỏ rào cản hành chính lâu nay, cho phép người dân có thể đăng ký hộ tịch tại bất kỳ địa phương nào thuận tiện, thay vì phải quay về nơi thường trú hoặc tạm trú như trước. Đồng thời, giải quyết trực tiếp một bất cập lớn trong thực tiễn là người lao động di cư, người làm việc xa quê, sinh viên hoặc người sống tạm thời tại đô thị thường gặp khó khăn khi phải quay về địa phương đăng ký hộ tịch.
Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch. Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo quy định, trừ các loại giấy tờ hộ tịch sau đây: Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài.
Với cơ chế mới, thủ tục được “phi địa giới hóa”, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm áp lực cho cả người dân lẫn cơ quan hành chính.
Đáng chú ý, khoản 4 Điều 8 yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch đang lưu giữ sổ hộ tịch giấy có trách nhiệm cập nhật vào sổ hộ tịch giấy các thay đổi thông tin của cá nhân theo quy định.
Đây là bước chuyển tiếp quan trọng, bảo đảm tính thống nhất giữa hệ thống truyền thống và dữ liệu điện tử, tránh tình trạng “lệch pha” thông tin.
Hành chính chủ động
Lần đầu tiên, Luật quy định cơ chế đăng ký khai sinh và khai tử chủ động (khoản 2 Điều 15; khoản 2 Điều 20).
Theo khoản 2 Điều 15, lần đầu tiên pháp luật ghi nhận việc UBND cấp xã có trách nhiệm “chủ động” đăng ký khai sinh cho trẻ em khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. Quy định này thay thế việc đăng ký phụ thuộc vào yêu cầu của cha mẹ như trước đây.
Tuy nhiên, cơ chế này chỉ được kích hoạt khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện: trẻ em được sinh ra tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và người yêu cầu đã cung cấp đầy đủ nội dung đăng ký khai sinh.
Điều này có nghĩa, trong thực tế, khi một đứa trẻ chào đời tại bệnh viện và hệ thống dữ liệu vận hành thông suốt, thông tin khai sinh có thể được chuyển thẳng sang cơ quan hộ tịch mà không cần người dân phải trực tiếp đi làm thủ tục như trước.
Đây là bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, giúp giảm đáng kể tình trạng chậm đăng ký khai sinh, đặc biệt ở các khu vực đô thị, nơi hạ tầng số đã tương đối hoàn thiện.
Tương tự, khoản 2 Điều 20 cũng thiết lập cơ chế đăng ký khai tử chủ động. Theo đó, UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai tử khi dữ liệu từ cơ sở khám chữa bệnh được kết nối tự động và người yêu cầu đã cung cấp đủ thông tin.
Trước đây, việc đăng ký khai tử hoàn toàn phụ thuộc vào thân nhân người chết, trong thời hạn 15 ngày. Tuy nhiên, với quy định mới, trong trường hợp người mất tại bệnh viện, thông tin có thể được truyền trực tiếp sang hệ thống hộ tịch, giúp cơ quan Nhà nước chủ động hoàn tất thủ tục mà không cần chờ người dân đi khai báo.
Điều này không chỉ giảm gánh nặng thủ tục trong thời điểm gia đình đang có tang sự, mà còn góp phần bảo đảm dữ liệu dân cư được cập nhật kịp thời, chính xác.
Hai quy định này cho thấy rõ định hướng chuyển đổi từ “hành chính phục vụ theo yêu cầu” sang “hành chính chủ động phục vụ”, đặt người dân ở vị trí trung tâm.
Đồng thời, cũng là bước đi quan trọng trong việc xây dựng hệ sinh thái dữ liệu liên thông giữa ngành y tế và cơ quan hộ tịch. Khi dữ liệu được kết nối, người dân gần như không còn phải “chạy thủ tục”, mà thủ tục sẽ tự tìm đến người dân.
Đặc biệt, Điều 29 đặt ra lộ trình: chậm nhất đến ngày 1-1-2031 phải triển khai thống nhất trên toàn quốc.
Dữ liệu điện tử có giá trị như bản giấy
Một bước tiến quan trọng khác là việc thừa nhận giá trị pháp lý của dữ liệu số. Khoản 3 Điều 9 xác lập nguyên tắc quan trọng: dữ liệu hộ tịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
Song song đó, Điều 10 xác định đa số thủ tục hộ tịch sẽ trả kết quả mặc định bằng bản điện tử, bản giấy chỉ cấp khi người dân yêu cầu.
Đây là nền tảng để tiến tới thực hiện thủ tục hành chính hoàn toàn trực tuyến, giảm chi phí và thời gian đi lại.
Khai sinh là “dữ liệu gốc”
Luật nhấn mạnh rõ tại khoản 2 Điều 9: thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc, tất cả giấy tờ khác phải thống nhất với dữ liệu này.
Theo quy định này, các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân, quê quán, quan hệ cha mẹ - con… trong mọi loại giấy tờ (căn cước, hộ khẩu, hồ sơ học tập, hồ sơ lao động…) đều phải thống nhất tuyệt đối với nội dung trong Giấy khai sinh.
Nói cách khác, Giấy khai sinh trở thành “gốc dữ liệu duy nhất”, còn các giấy tờ khác chỉ mang tính dẫn chiếu, kế thừa.
Điểm mới quan trọng nằm ở cơ chế xử lý khi có sai lệch thông tin. Nếu trước đây, người dân thường phải tự đi điều chỉnh từng loại giấy tờ khi phát hiện sai sót, thì nay khoản 2 Điều 9 đặt trách nhiệm chủ động lên cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ.
Khi phát hiện thông tin không trùng khớp với dữ liệu khai sinh, cơ quan đó phải phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch để kiểm tra, điều chỉnh, bảo đảm thống nhất. Điều này giúp giảm đáng kể gánh nặng thủ tục cho người dân, đồng thời gắn chặt với tiến trình số hóa dữ liệu dân cư và hộ tịch.
Ghi nhận hộ tịch từ nước ngoài
Bên cạnh đó, tại Điều 21, luật quy định cụ thể việc ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện, thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Điểm đáng chú ý là phạm vi các sự kiện được ghi nhận khá rộng, bao gồm: khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ, nhận cha mẹ con, nuôi con nuôi, thay đổi thông tin hộ tịch, thậm chí cả ly hôn hoặc hủy việc kết hôn trái pháp luật...
Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là các sự kiện này không được trái với quy định của pháp luật Việt Nam. Quy định này đặc biệt phù hợp với thực tiễn số lượng công dân Việt Nam sinh sống, học tập, làm việc ở nước ngoài ngày càng tăng.
Dữ liệu hộ tịch tập trung toàn quốc
Cuối cùng Điều 24 đánh dấu bước chuyển mạnh về chuyển đổi số khi quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ sở dữ liệu quốc gia, được xây dựng tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương và do Bộ Tư pháp quản lý.
Không chỉ dừng ở việc xây dựng, luật còn đặt ra yêu cầu rất cao: hệ thống này phải có khả năng mở rộng, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu khác; bảo đảm lưu trữ đầy đủ, liên tục các thông tin hộ tịch của cá nhân trong suốt vòng đời.
Đồng thời, dữ liệu phải được bảo mật, chỉ những chủ thể có thẩm quyền mới được truy cập, khai thác. Đây chính là nền tảng kỹ thuật để triển khai các nguyên tắc lớn của luật như “một lần khai báo”, “liên thông dữ liệu”, hay “không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có”.
