Bên cạnh đó còn có trường hợp không chỉ yêu cầu bản sao có chứng thực mà còn đưa ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực là ba tháng, sáu tháng. Quá thời hạn này thì không tiếp nhận mà yêu cầu chứng thực bản sao lại, trong khi không có quy định nào đặt ra thời hạn sử dụng của bản sao có chứng thực cả. Từ đó dẫn đến nhu cầu chứng thực bản sao tăng lên rất nhiều và việc này đã gây phiền hà, tốn kém, mất thời gian cho người dân, lãng phí cho xã hội, đồng thời gây áp lực, quá tải cho cơ quan, người thực hiện chứng thực.
Trước thực trạng trên, ngày 20-6-2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17 về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực. Sau đó, TP.HCM đã có nhiều giải pháp quyết liệt để thực hiện chỉ thị này như tổ chức hội nghị và có văn bản quán triệt đến các sở/ngành, quận/huyện, các cơ quan liên quan; đưa thông tin lên website, tổ chức phổ biến, tuyên truyền đến các cơ quan, tổ chức và người dân, đưa vào các quy định pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính… Trong đó đặc biệt nhấn mạnh, hướng dẫn người dân, cơ quan, tổ chức trong việc sử dụng, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phải thực hiện đối chiếu bản sao với bản chính mà không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực. Kết quả cho thấy yêu cầu chứng thực bản sao giảm đáng kể. Qua thống kê số liệu về chứng thực bản sao của các quận/huyện sáu tháng đầu năm 2018 cho thấy số lượng văn bản chứng thực bản sao có giảm so với sáu tháng đầu năm 2017.
Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng một số cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận, giải quyết hồ sơ vẫn yêu cầu nộp bản sao có chứng thực. Vì vậy, trong thời gian tới cần phải tiếp tục tăng cường tuyên truyền hơn nữa về vấn đề này, đặc biệt là cho các cơ quan, tổ chức bên ngoài hệ thống cơ quan hành chính nhà nước và cho người dân. Cũng như phải chấn chỉnh, xử lý đối với những trường hợp không thực hiện đúng quy định, vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực, không thực hiện việc đối chiếu bản chính với bản sao khi tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho người dân.
Thấy mộc đỏ của phường mới yên tâm
Theo ông Đỗ Thanh Quyền, Trưởng phòng Tư pháp quận Bình Tân, hiện một số người dân vẫn tiếp tục đi sao y, chứng thực là do thói quen cũ, suy nghĩ sao y có dấu mộc đỏ của cơ quan nhà nước giấy tờ có giá trị hơn, khi nộp hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, đối với một số giấy tờ nhà đất, bằng cấp,… có một số tổ chức khi tiếp nhận thường yêu cầu người dân đi sao y.
Hiện nay, quận Bình Tân đã không yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực khi đến làm thủ tục hành chính khác như hộ tịch, đất đai,… Số lượng hồ sơ sao y, chứng thực cũng đã giảm đáng kể. Việc này đã mang lại hiệu quả rất rõ rệt cho cả cơ quan nhà nước và người dân.
Tiếp nhận việc sao y, chứng thực tại UBND phường 13, quận Gò Vấp, TP.HCM. Ảnh: LÊ THOA
Không “cắm đầu vào ký sao y” có nhiều cái lợi
Theo chủ tịch một phường ở Thủ Đức, vì số lượng quá lớn nên những sai sót trong quá trình sao y, chứng thực là hoàn toàn có. Vì nhiều lúc một bản sao dày đến hàng trăm trang, cán bộ phải kiểm từng trang một.
Vị này nhìn nhận giảm bớt sao y, chứng thực ở phường sẽ có nhiều cái lợi. Người dân sẽ không phải tốn tiền sao y, Nhà nước không phải tốn công quản lý, khi tiếp nhận hồ sơ không cần 2-3 người, không phải mất nhiều thời gian khi phải giở ra coi từng trang một. Một ngày phải đối chiếu không biết bao nhiêu tờ. Phải coi bằng cấp, CMND có giả không.
Nếu không “cắm đầu vào ký sao y”, lãnh đạo có thể làm những việc khác, có nhiều thời gian xuống cơ sở với dân. Giảm được nhiều vật tư, vật liệu như dấu, mực, công sức. Ở nước ngoài, cơ quan nhà nước không làm nhiệm vụ chứng thực mà ngay cả bác sĩ phòng mạch cũng làm được việc này.
Nên giao hết cho công chứng
Ông Lê Hoàng Hà, Chủ tịch UBND quận Gò Vấp, cho rằng tốt nhất là không cần sao y, chứng thực nữa. Nếu có những sao y cần thiết thì giao cho các tổ chức công chứng làm thay các UBND phường, quận.
Muốn vậy, người dân và các tổ chức, cá nhân cần giao dịch phải nhận thức rằng việc chứng minh, thẩm định các giấy tờ giao dịch là trách nhiệm của hai bên chứ không phải thuộc về Nhà nước.
Xã hội muốn đặt trách nhiệm vào chính quyền nên cứ yêu cầu sao y, chứng thực rồi đẩy trách nhiệm cho UBND phường có trách nhiệm thẩm định, chứng thực. Nếu quả thực có những nhu cầu như thế thì nên giao cho những tổ chức khác phục vụ mà không cần phải cơ quan nhà nước. Làm được vậy sẽ tinh gọn bộ máy.
