BHXH Việt Nam vừa ban hành Quyết định 366/2026 về quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo hướng quy định tăng cường chuyển đổi số và siết trách nhiệm với các đơn vị chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm.
Theo quy trình mới, hệ thống phần mềm của ngành BHXH sẽ tự động xác định tình trạng chậm đóng, trốn đóng của doanh nghiệp căn cứ kết quả đóng của tháng liền kề trước đó. Hệ thống cũng tự động gửi thông báo kết quả đóng và văn bản đôn đốc đến đơn vị vi phạm.
Người lao động có thể theo dõi quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp thông qua ứng dụng VssID. Ứng dụng sẽ hiển thị thời gian chậm đóng theo từng đơn vị sử dụng lao động.
Đáng chú ý, trường hợp doanh nghiệp chậm đóng hoặc trốn đóng BHYT khiến người lao động chưa được cấp thẻ BHYT, doanh nghiệp phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi và mức hưởng BHYT mà người lao động đã tự thanh toán.
Theo BHXH Việt Nam, quy định này được quy định ở điều 49 của Luật BHYT nhằm bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người lao động, nhất là trong bối cảnh vẫn còn tình trạng nợ, chậm đóng BHXH, BHYT kéo dài.
Quy trình mới cũng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính. Người dân có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để giải quyết chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT điện tử để khám chữa bệnh thông qua ứng dụng VNeID mức độ 2, VssID hoặc email.
Đối với hồ sơ giao dịch điện tử, hệ thống sẽ tự động xác thực thông tin của đơn vị và người tham gia theo mã định danh điện tử, bảo đảm dữ liệu khớp đúng với cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, dân cư và cư trú.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu, cấp sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN cho người tham gia.
Với hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, thời gian hướng dẫn bổ sung hoặc trả lại hồ sơ tối đa không quá ba ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
Ngoài ra, nhiều nghiệp vụ được tự động hóa như xác thực thông tin người tham gia, xác định trạng thái chậm đóng, trốn đóng; tổng hợp số liệu báo cáo; gửi thông báo kết quả đóng; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử.
Quy trình cũng quy định rõ trách nhiệm của BHXH cơ sở, BHXH tỉnh và BHXH Việt Nam trong công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giải quyết hồ sơ cho người dân, doanh nghiệp.
Việc ban hành quy trình mới được kỳ vọng sẽ góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN theo hướng công khai, minh bạch, hiện đại; nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số.
Trách nhiệm cụ thể của BHXH các cấp
Quy trình mới quy định rõ trách nhiệm của BHXH cơ sở, BHXH tỉnh và BHXH Việt Nam trong công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
Trong đó, BHXH cơ sở có nhiệm vụ hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động, người tham gia kê khai và nộp hồ sơ; thực hiện thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận, gộp sổ BHXH; điều chỉnh thông tin người tham gia; cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT và trả kết quả thủ tục hành chính.
BHXH cơ sở cũng tiếp nhận hồ sơ để chuyển BHXH tỉnh giải quyết các trường hợp liên quan thời gian công tác trước ngày 1-1-1995 hoặc cán bộ xã theo Nghị định 09/1998 trước ngày 1-1-1998.
Đối với BHXH tỉnh, cơ quan này có trách nhiệm hướng dẫn, giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quyền; hỗ trợ xử lý các hồ sơ, dữ liệu vướng mắc do BHXH cơ sở chuyển lên; đồng thời báo cáo, kiến nghị BHXH Việt Nam giải quyết các trường hợp vượt thẩm quyền.
BHXH Việt Nam thực hiện thu tiền ngân sách trung ương đóng, hỗ trợ đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động và giải quyết hồ sơ trong trường hợp BHXH cơ sở chưa kịp xử lý.
