Trong nhiều thập kỷ qua, hệ thống hộ tịch của Việt Nam vận hành, quản lý trên cơ sở địa giới hành chính. Mọi thông tin hộ tịch của công dân được lưu trữ, trích lục tại nơi đăng ký ban đầu.
Bước ngoặt trong lĩnh vực hộ tịch tại TP.HCM diễn ra vào ngày 15-6-2022, khi TP.HCM là một trong những địa phương đầu tiên trong cả nước triển khai thí điểm trích lục bản sao hộ tịch không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch và nơi cư trú của người yêu cầu.
Người dân hài lòng
Chị Phạm Thị Tuyên (phường Bình Thạnh, TP.HCM) cho biết mới đây khi đi trích lục giấy khai sinh cho con, chị cảm thấy bất ngờ vì thực hiện thủ tục rất nhanh.
Chị Tuyên cho hay con mình đăng ký khai sinh tại phường 4, quận 4 (cũ), nếu như trước đây phải về nơi đăng ký khai sinh để thực hiện trích lục thì bây giờ đến bất cứ UBND phường nào tại TP.HCM cũng có thể trích lục được giấy khai sinh cho con.
"Tôi đến UBND phường Tân Sơn Nhất, gần nơi tôi đang làm việc để trích lục giấy khai sinh, chỉ vài phút sau, cán bộ tư pháp hộ tịch tra cứu dữ liệu là có thể trả kết quả ngay, rất tiện" - chị Tuyên chia sẻ.
Còn nhớ thời điểm khi TP.HCM bắt đầu thí điểm triển khai đề án này (Sở Tư pháp TP.HCM là cơ quan chủ trì thực hiện), hàng trăm cán bộ tư pháp hộ tịch ở các xã phường phải ngày đêm chuẩn hoá hồ sơ từ dữ liệu giấy sang dữ liệu điện tử.
Theo cơ chế cũ, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện dựa trên cơ quan đăng ký ban đầu (nơi lưu trữ hồ sơ hộ tịch gốc). Hệ thống này dựa trên các bộ sổ hộ tịch giấy được lưu trữ thủ công tại UBND cấp xã hoặc cấp huyện. Điều này dẫn đến bất cập khi một công dân sinh ra tại huyện Cần Giờ (cũ) nhưng hiện sống tại quận Gò Vấp (cũ) khi cần bản sao giấy khai sinh, buộc phải di chuyển quãng đường hàng chục km về lại nơi đăng ký ban đầu để trích lục giấy tờ.
Sự phụ thuộc vào sổ giấy không chỉ gây tốn kém thời gian, chi phí mà còn đặt ra thách thức lớn đối với cơ quan quản lý. Việc tra cứu thủ công trong các kho lưu trữ dễ dẫn đến sai sót, thất lạc thông tin và không thể liên thông dữ liệu giữa các ngành y tế, giáo dục hay bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, hiện nay người dân có thể đến bất kỳ UBND xã, phường nào trên địa bàn để yêu cầu trích lục giấy tờ hộ tịch của mình mà không phụ thuộc vào nơi đăng ký ban đầu. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian, chi phí, nguồn nhân lực của cơ quan quản lý mà còn mang lại giá trị, hiệu quả thiết thực cho người dân.
TP.HCM: Địa phương tiên phong trong số hóa hộ tịch
Theo Sở Tư pháp TP.HCM, TP.HCM là địa phương có khối lượng dữ liệu hộ tịch lớn nhất cả nước và là địa phương đầu tiên trong cả nước hoàn thành số hóa 4 loại sổ hộ tịch: sổ đăng ký kết hôn; sổ đăng ký khai sinh; sổ đăng ký khai tử và sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con - với hơn 13,4 triệu hồ sơ cần phải số hoá.
Trong bối cảnh đó, khi TP.HCM triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06) đã xác định dữ liệu hộ tịch là một trong những thành phần cốt lõi để xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư "đúng, đủ, sạch, sống".
Do đó, ngay từ năm 2018, dưới sự chỉ đạo của Thành ủy và UBND Thành phố, Sở Tư pháp đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan tập trung triển khai số hóa 4 loại sổ hộ tịch cơ bản gồm: khai sinh, kết hôn, khai tử và nhận cha, mẹ, con; đồng thời chuẩn hóa dữ liệu để kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Đại diện Sở Tư pháp TP.HCM cho biết khi hệ thống dữ liệu được hình thành và liên thông, hiệu quả phục vụ người dân được nâng lên rõ rệt. Chẳng hạn, khi đăng ký khai sinh cho trẻ mà cha, mẹ đã đăng ký kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch có thể tra cứu thông tin tình trạng hôn nhân trực tuyến trên hệ thống, người dân không còn phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn như trước.
Hiện nay, Sở Tư pháp TP.HCM và UBND cấp xã vẫn tiếp tục, thường xuyên phối hợp với các cơ quan liên quan để tổ chức rà soát, đối chiếu, chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp sai lệch, trùng lặp, thiếu thông tin, bảo đảm tính chính xác và đồng bộ.
"Chúng tôi xác định rằng, mỗi dữ liệu làm sạch hôm nay chính là nền tảng để xây dựng nền tư pháp số ngày mai – minh bạch hơn, chính xác hơn và phục vụ người dân tốt hơn" - đại diện Sở Tư pháp TP.HCM chia sẻ.
Số hóa dữ liệu hộ tịch: Người dân hưởng lợi gì?
Khi dữ liệu hộ tịch được đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia thì cơ sở dữ liệu này sẽ được kết nối, tích hợp với Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp, cấp tỉnh...
Điều này góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được đưa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ hạn chế nguy cơ mất, hư hỏng so với việc chỉ lưu trữ hồ sơ giấy.
Tiếp đến, khi công dân có yêu cầu cấp bản sao (khai sinh, kết hôn; bản sao trích lục hộ tịch khai tử, nhận cha, mẹ, con…), cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ cấp bản sao trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được số hóa, thay vì phải tra cứu từ Sổ hộ tịch giấy. Việc này giúp tiết kiệm thời gian cho người dân, rút ngắn thời gian xử lý cho công chức hộ tịch.
Bên cạnh đó, khi dữ liệu hộ tịch được số hoá cũng giúp cho người dân thuận tiện trong việc đăng ký trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.
Sở Tư pháp TP.HCM
